Com o avanço da internet, tornou-se fácil encontrar anúncios de “soluções para planejamento eficientes de forma rápida” por aqui e ali. Mas muitas das vezes eles são apenas muito bons para ser verdade e acabam não cumprindo com o prometido, deixando você com uma pilha de estratégias e softwares de produtividade fajutos.
Nesse caso, confiar em estratégias antigas pode ser a chave de ouro para o sucesso. Uma das mais mais conhecidas e utilizadas para aumentar a produtividade, por exemplo, é o método Kanban.
Se você ainda não o conhece, não se preocupe! Aqui, iremos explicar tudo sobre essa ferramenta e suas funções para você poder aumentar a produtividade da sua empresa (ou até mesmo no seu dia-a-dia!).
O que é o método Kanban?
De origem japonesa, a palavra Kanban pode ser traduzida como “sinalização”, “lista” ou até mesmo “cartão” e tem como objetivo aumentar a produtividade dentro de uma empresa. A ferramenta é, na verdade, um sistema visual de gestão de trabalho, estoque ou controle da empresa.
Desenvolvido pela Toyota, o método Kanban é capaz de indicar, registrar e limitar ações ou tarefas de um projeto que está em andamento, utilizando um sistema visual simples. Ele também pode ser definido pelas seguintes características: cartões/blocos, sistema visual e limitação de tarefas.
Um pouco da história do Kanban
Em sua visita aos Estados Unidos, Taiichi Ohno percebeu que um dos maiores problemas das empresas americanas eram estoques lotados de produtos encalhados ou, no outro extremo, falta de produtos e perda de dinheiro para a concorrência por este motivo.
Para evitar que esse problema ocorresse na empresa japonesa em que trabalhava, a Toyota, o engenheiro Taiichi Ohno implementou pela primeira vez em 1940 a ferramenta kanban dentro do Sistema Toyota de Produção.
Na época, a ferramenta era apenas um simples cartão que tinha como objetivo sinalizar a finalização de um determinado processo da empresa, indicando então a necessidade de prosseguir para o próximo processo e facilitando o controle de estoques de materiais.
Já a partir de 2004, o kanban sofreu as alterações mais importantes, feitas pelo especialista David J. Anderson, e se tornou a ferramenta de produtividade poderosa que conhecemos hoje.
Como funciona o método Kanban?
Para manter o sistema visual simples (mas poderoso), o kanban utiliza cartões ou até mesmo post-its para indicar o andamento dos processos produtivos, eliminando qualquer tipo de atividade que não esteja alinhada com as demais tarefas ou que não está agregando valor à empresa.
Para isso, é importante saber fazer uma limitação adequada das etapas, entendendo quando uma determinada produção deve começar ou terminar no prazo correto. Depois disso, é preciso separar as tarefas em colunas diferentes, que são:
- To do (para fazer): nessa coluna, ficará todas as tarefas que ainda não foram iniciadas e que irão ser concluídas em breve.
- Doing (fazendo): nessa segunda coluna, ficará todas as tarefas que estão em andamento no momento e estão quase terminando.
- Done (feito): por último, a terceira coluna é reservada para ter noção de todas as tarefas que já foram concluídas.
Vale ressaltar, entretanto, que a estrutura usada na metodologia kanban pode (e deve!) mudar de acordo com a necessidade da equipe ou empresa. Nesse caso, cada coluna terá funções e nomes diferentes.
Quais são os tipos de kanban?
Diferente do que muitos pensam, não há apenas um único tipo de kanban. Na verdade, a ferramenta pode ser dividida entre:
1) Kanban de produção
Nesse tipo, o kanban é separado em três colunas diferentes com cada modo de ação: to do (para fazer), doing (fazendo) e done (feito). O kanban de produção tem então como intuito oferecer uma visualização sequencial do projeto em questão, facilitando o trabalho dos colaboradores.
É preciso que cada cartão criado neste modelo de kanban contenha as informações sobre o que precisa ser feito, o prazo de produção e os responsáveis pela tarefa em questão. Conforme as ações são realizadas, os cartões irão avançar dentro das colunas.
Para facilitar uma rápida compreensão, é possível utilizar cores para indicar a atividade da função, área ou colaborador responsável.
2) Kanban de movimentação
O tipo de kanban de movimentação é mais utilizado em empresas que são divididas por departamentos, onde cada um só inicia a produção após uma sinalização. Dessa forma, os processos produtivos da empresa dependem do avanço e conclusão das etapas anteriores e também das próximas para serem realizadas.
As vantagens de adotar o método kanban
- Facilidade em ser aplicado: diferente de outras ferramentas disponíveis para controle de gestão e/ou estoque, o método kanban pode ser aplicado em qualquer organização de forma fácil e não precisa de altos investimentos.
- Ajuda na redução de custos e/ou despesas: o método kanban é um dos maiores aliados de empresas que procuram formas práticas de reduzir custos ou despesas dentro de seus processos produtivos, já que a ferramenta auxilia em ter um controle correto de estoque e materiais, por exemplo.
- Auxilia em ter uma maior produtividade: no método kanban há sempre uma visualização completa do andamento do projeto, permitindo que todos os colaboradores envolvidos saibam exatamente o que deve ser feito e quando, aumentando o nível de produtividade da empresa.
- Elimina qualquer atividade sem valor produtivo: o kanban é uma boa forma de eliminar as atividades que não agregam valor aos processos produtivos da empresa, deixando apenas atividades necessárias para a conclusão do projeto.
Dicas para implementar o Kanban
1) Planeje cada detalhe do seu projeto
Para que o sistema sistema kanban funcione da forma correta e aumente a produtividade da sua equipe, é preciso que haja um planejamento adequado de todo o projeto. Nessa etapa então, será preciso determinar os resultados que devem ser alcançados, os prazos para conclusão, as etapas que devem ser realizadas para a conclusão e os responsáveis por cada uma dessas etapas.
2) Saiba priorizar etapas
Além de saber cada detalhe do projeto, também é importante saber priorizar as etapas para poder criar uma boa organização. Separe um momento para analisar o nível de importância de cada etapa e em qual ordem devem ser realizadas.
3) Crie as listas de tarefa usando o kanban
Depois de determinar a importância de cada etapa e em qual ordem devem ser cumpridas, chegou o momento de organizar o sistema kanban do projeto. Nesta etapa, crie as listas de organização, determinando quais tarefas ainda não foram realizadas, quais estão em andamento e quais já estão concluídas.
4) Faça uma revisão do andamento do projeto com frequência
Não basta apenas criar um sistema kanban mas acabar usando ele apenas uma única vez durante todo o projeto. É preciso que haja uma revisão feita de forma frequente sobre o andamento do projeto, descobrindo se há tarefas atrasadas ou que foram concluídas pela metade. Dessa forma, estará garantindo a qualidade dos resultados sem precisar gastar tempo ou recursos.
Conclusão
O kanban é um método antigo de gestão de controle e estoque, mas isso não significa que ele não tenha poder nos dias de hoje. A metodologia pode funcionar em qualquer tipo de projeto, equipe e até mesmo organização, visando aumentar os níveis de produtividade e diminuir gastos ao eliminar desperdícios desnecessários.
O método kanban consiste principalmente em separar as tarefas de um projeto em três colunas diferentes, que são: to do (para fazer), doing (fazendo) e done (feito). Conforme as atividades vão sendo realizadas, elas irão trocar de lugar dentro do kanban até que sejam concluídas.
Porém, essa estrutura pode mudar conforme a necessidade de cada empresa ou projeto, que irá determinar novas colunas de acordo com a sua produção.
E aí, você já conhecia esse método antigo de produtividade? Gostou? Deixe a sua experiência nos comentários!