Uma das maiores dificuldades em empresas, principalmente as mais novas, é ter uma visão clara sobre todas etapas necessárias para alcançar o objetivo esperado. Se você ou a sua empresa está passando por isso, calma!
Reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre o fluxograma de processo, a ferramenta que irá lhe ajudar a ter mais clareza em cada etapa de seus processos.
O que é um fluxograma de processo?
Também chamado de documentação de processos, o fluxograma de processo é uma documentação interna criada para ajudar na conclusão de uma tarefa ou projeto, descrevendo todas as etapas necessárias para que essa tarefa seja concluída e servindo como um guia. E como o próprio nome indica, essa documentação de processos leva mais em consideração os passos tomados para garantir um resultado e não no impacto final em si.
Para que serve um fluxograma de processo?
Entre algumas das vantagens de fazer uso do fluxograma de processos, estão:
- Melhoria na produtividade de toda a equipe
- Melhoria na qualidade do produto ou serviço produzido, uma vez que se torna mais fácil encontrar e solucionar problemas
- Facilita o raciocínio da equipe
- Permite ter mais controle sobre os processos e etapas
- Facilidade em perceber atrasos em certas etapas
- Ter um objetivo claro de todo o processo
Vale destacar que ter processos claros e bem definidos em uma empresa é fundamental para quem busca otimizar a eficiência e qualidade das entregas, ou até mesmo para quem visa certificações como a ISO 9001.
Como ler um fluxograma de processos
Início ou fim: representado por um símbolo em forma de pílula, essa etapa deve ser inserida sempre que iniciar ou finalizar o processo, com o início indicando uma entrada de informações e o fim indicando o resultado desejado.
Decisão: representado por um losango, esta etapa indica a necessidade de tomar uma decisão sobre determinado assunto. Dependendo da resposta, o processo irá seguir caminhos diferentes e também terá resultados diferentes.
Processo: representado por uma forma retangular, esta etapa é a mais utilizada dentro de um fluxograma de processo e serve para indicar quais ações deverão ser tomadas para alcançar o resultado desejado.
Processo Pré-definido: representado também por uma forma retangular, mas desta vez com duas linhas internas, essa etapa indica qualquer passo que já exista em outro fluxograma de processo e que deverá ser reutilizado neste.
Operação Manual: representado por um trapézio invertido, esse elemento, como o próprio nome já diz, indica a necessidade de uma operação manual dentro do processo. Também serve para indicar as atividades não automatizadas que deverão ser realizadas apenas até um certo momento.
Documento: representado por um retângulo com uma “ondinha” embaixo, este elemento indica a existência de um determinado documento necessário para a conclusão de certa tarefa.
Conector: representado por um círculo, o conector tem a função de unir um ponto a outro dentro do fluxograma, caso o mesmo seja complexo e extenso. Ele é usado então junto com o fluxo de linha, para garantir uma boa leitura do documento.
Fluxo de Linha: representado por uma seta, esse elemento é usado para conectar os demais elementos uns com os outros, indicando também a direção para qual o fluxo está indo.
Além dos símbolos acima, é possível encontrar outros dentro dos fluxogramas. Porém, não é recomendado usar mais do que o necessário, já que pode “sujar” o documento visualmente e atrapalhar a leitura dele.
Passo a passo: como criar um fluxograma de processos
- Faça uma análise para listar o objetivo do fluxograma e quais etapas acha que devem ser incluídas no documento. Leve em consideração também quem será o público-alvo, ou seja, para quem você está criando este documento
- Após esse “brainstorming”, determine o início e o final do seu processo
- Organize as etapas necessárias para conseguir o resultado esperado, dividindo-as em conjuntos ou áreas sempre que necessário
- Após a conclusão do documento, leia-o novamente e confira se a leitura do fluxograma está boa ou se ele precisa passar por mais alterações até poder chegar às mãos dos colaboradores
Os tipos de fluxograma de processos mais utilizados
Existem diferentes tipos de fluxogramas usados para a documentação de processos, porém os mais comuns entre eles são o fluxograma funcional, fluxograma linear e o fluxograma de blocos, que funcionam da seguinte forma:
1) Fluxograma de processos funcional
Este tipo de documentação de processos faz uso de apenas um fluxo de entrada e saída, dividindo as etapas em áreas ou departamentos diferentes dentro da empresa. Por isso, ele é perfeito para processos que precisam reunir diferentes tipos de profissionais e ajudar a entender melhor a tarefa de cada um.
Um exemplo disto é:
Uma loja de roupas quer criar campanhas de marketing para alavancar as vendas de uma determinada peça. Os colaboradores então irão usar um fluxograma de processos linear, dividindo entre as etapas da área de marketing e publicidade, passando pelas etapas do setor de vendas e chegando até o momento da compra no caixa de pagamento.
Cada uma das áreas terá suas próprias tarefas, porém o processo como um todo e o resultado será o mesmo.
2) Fluxograma de processos linear
Esse tipo de fluxograma leva em consideração tomadas de decisões que resultarão em diferentes fluxos, ajudando a ter uma visão mais clara sobre as situações que podem ocorrer durante o processo. Ele também é ótimo para identificar falhas e preparar os colaboradores para diferentes situações.
Um exemplo disto é:
A mesma loja de roupas quer garantir que cada cliente que entra, comprará uma peça. Para isso, eles irão usar um fluxograma de processos linear que leve em consideração questões como “o cliente precisa de ajuda?”, “o cliente já sabe o que está procurando?”, “o cliente se interessou pelos produtos ofertados?”, etc. Cada uma das respostas para as perguntas irão resultar em diferentes fluxos e ações.
3) Fluxograma de processos de blocos
O tipo de fluxograma de blocos é o mais simples de todos eles, tanto em relação às suas etapas quanto ao seu visual. Ele é usado para ilustrar uma determinada sequência de tarefas, sem necessariamente precisar envolver tomadas de decisões.
Um exemplo disto é: A loja de roupas, ao criar um fluxograma de processos de blocos para demonstrar a etapa de finalização da venda, terá o seguinte formato: cliente escolheu a sua peça – encaminhar o cliente até o caixa – informar os métodos de pagamento – finalizar a venda.
