A importância de gerenciar projetos com eficiência é inquestionável. Todavia o que se vê na maioria dos casos é relegar gerenciamento a questões macro, onde alguém controla a implantação, ou quando muito, um departamento cuida disto na empresa, ficando muito distante da realidade do dia a dia de quem está em contato direto com os clientes e patrocinadores do projeto.
Até pouco tempo vivemos um grande boom de certificações em gestão de projetos, PMI, PMBOK e assim por diante. Com diversas questões de governança, tudo muito importante e de grande valor, mas aqui vamos complementar a importância desta ação, no mundo da automação industrial, utilizando-se de ferramentas ágeis.
Como nossa experiência, gostaria de pontuar o perfil de projetos de automação na indústria, tanto em relação a novos projetos, quanto a ampliações ou melhorias. O que vemos é um despreparo, muitas vezes não intencional, mas de não entendimento da importância de gerenciar projetos de implantação com ferramentas mínimas.
Já escrevi um artigo sobre gerenciamento de projetos de automação industrial, seguindo as premissas do PMBOK. Tivemos bastante comentários e acredito ter ajudado a entender e iniciar uma jornada neste mundo da administração de entregas.
Todavia, recebemos muitos comentários que a grande maioria de projetos de automação, principalmente em integradoras e departamentos específicos de automação nas empresas, são pequenos e complexos, com muitos envolvidos, muito dinâmicos e com muitas falhas em documentação, quando esta existe.
Desta forma, nossa proposta aqui é apresentar uma ferramenta, um método complementar ao que já falamos, mas de grande valor: o Canvas.
O modelo Canvas é uma ferramenta poderosa, simples de usar, com foco no planejamento, contribuindo sobremaneira, na condução e implantação de projetos de automação industrial, com as características citadas, gerando valor a todos os envolvidos.
Então, como são os projetos hoje de automação industrial?
Vamos descrever as principais características, não limitadas a estas, mas que nos dê um escopo descritivo de nosso texto:
- Em grandes obras a automação industrial é um item minimizado, ficando sempre para o fim
- Projetos de automação são dinâmicos e a grande maioria não tem informação para um bom planejamento
- Normalmente os Stakeholders (todos envolvidos no projeto) não participam do planejamento do projeto da automação, levando a consequências graves de cronograma, custo e qualidade
Porque utilizar o Canvas na automação? Qual a contribuição desta ferramenta que iremos apresentar?
- Ferramenta para departamento de engenharia e integradores com diversos projetos dinâmicos;
- Caso use o PMBOK como diretriz, o Canvas e excelente opção para Planejamento;
- Mitigar e diminuir os riscos de implantação de sistemas pelo engajamento de todos envolvidos.
Entendendo então, as questões macro da automação industrial e as justificativas do uso desta ferramenta, vamos falar neste texto sobre:
- Focar em uma metodologia simples e eficaz para planejamento de projetos
- Entender como usar o Canvas
- Engajar stakeholders no plano de projeto
- Como dinamizar a gestão de projetos de automação industrial
Entendendo o modelo Canvas
Vamos entender o que é o Canvas:
- Metodologia de planejamento de projetos
- Baseado em Neurociência (simples e visual)
- Baseado em Modelo Mental (intuitivo)
- Quadro colaborativo (modelo A1 – download)
- Uso de termos curtos (Post-It)
- Quadro flexível, modificável, claro e conciso
- Ponto central da ideia, criação, discussão e solução
- É a base para Cronogramas, Planilhas, Contratos, etc.
Quais os benefícios do uso nesta metodologia:
- Facilidade de todos participarem
- Rápido para coleta de informações
- Dados organizados e sequenciados
- Engajamento dos participantes
Vamos entender as premissas básicas da ferramenta Canvas, vamos apresentar o que é fundamental para uso.
1 – O Canvas trabalha respondendo perguntas diretas:
- Por quê? Justificativas, objetivos e benefícios
- O que? Produto e requisitos
- Quem? Stakeholders e equipe
- Como? Premissas, grupo de entregas e restrições
- Quando e quanto? Riscos, linha do tempo e custos
2 – O Canvas é composto de 13 quadros para serem preenchidos:
- GP – Gerente do Projeto
- PITCH – Nome do Projeto
- JUSTIFICATIVAS – o motivo do projeto
- OBJETIVO SMART – o que te levará a solução com o projeto
- BENEFÍCIOS – os benefícios do projeto
- PRODUTO – o que é o projeto
- REQUISITOS – o que é necessário para executar o projeto
- STAKEHOLDERS – envolvidos no projeto e fatores externos
- EQUIPE – todos os profissionais envolvidos que farão entregas
- PREMISSAS – cenários problema, sem controle de gerente de projetos
- GRUPO DE ENTREGAS – conjuntos de entregas do projeto pela equipe
- RESTRIÇÕES – limitações reais do projeto
- RISCOS – o que pode dar errado;
- LINHA DO TEMPO – cronograma macro baseado nas entregas
- CUSTOS – quanto irá custar o projeto total
3 – O Canvas deve ser preenchido pela equipe, utilizando-se dos Post-It:
E seguindo uma sequência, a mesma apresentada no item anterior, sendo o fluxo de trabalho ou Workflow.
4 – O método de trabalho com o Canvas é dividido em quatro partes:
- Conceber – a definição dos 13 passos (veja o exemplo na apresentação e no vídeo);
- Integrar – agrupar blocos e verificar coerências – passos (veja o exemplo na apresentação e no vídeo)
- Resolver – balancear o projeto, discutir problemas de limitações com todos (o que fazer):
- Não se resolve na hora – é lição para stakeholders;
- Deve identificar cenários de estrangulamento;
- Problemas de benefício;
- Problemas de requisitos;
- Problemas de entrega;
- Resolver juntos (equipe);
- Trazer soluções e cenários (plano B).
- Compartilhar – comunicar a todos os detalhes do projeto (o que):
- Mensagem de definição – porque o projeto existe
- O que o projeto produz que atende ao cliente
- Quem está no projeto e fornece recursos
- Qual trabalho será feito, requisitos, premissas
- Quais os riscos e incertezas
- Qual a programação e custos do projeto
Erros comuns sobre o Canvas
Existem alguns pensamentos errados a respeito do Canvas e sua aplicação como ferramenta, vejam os principais:
- Pensar que é para projetos pequenos
- Eu faço sozinho
- Para que fazer no Post It se posso fazer direto no computador
- O espaço do Canvas é pequeno para detalhar
- O Canvas substitui documentação
Conclusão
Concluímos que melhorar a eficiência na implantação de projetos de automação e diminuir os riscos de contratação, é fundamental para obter retorno sobre os investimentos e atendendo a todas as expectativas dos envolvidos.
Todos os créditos do Prof. José Finochio Junior, idealizador do modelo Canvas.
